PFLICHTANGABEN AUF RECHNUNGEN FÜR ÜBERSETZUNGSDIENSTE

Pflichtangaben auf Rechnungen von Übersetzern

SO WERDEN EURE RECHNUNGEN SCHNELL & ZÜGIG BEZAHLT

von Evarella

Ihr habt für einen Kunden gearbeitet und wollt, dass eure Rechnung schnell und pünktlich bezahlt wird? Was ihr dafür tun könnt, damit eure Rechnung vom Kunden nicht wegen fehlender Angaben zurückgewiesen wird, das erfahrt ihr in diesem Video!


In Übersetzungsbüros tauchen leider immer wieder Rechnungen – auch von professionellen Übersetzern auf – die so nicht bezahlt werden können, weil die erforderlichen Pflichtangaben fehlen. Das bedeutet für das Übersetzungsbüro, dass es den Übersetzer extra anschreiben muss, um ihm zu erklären, was genau fehlt. Und für den Übersetzer, dass er die Rechnung korrigieren muss. Für beide also ein eher lästiger und unnötiger Zeitaufwand, den ihr besser schon im eigenen Interesse vermeidet.

Die Aufzählung der Rechnungs-Pflichtangaben findet ihr im § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Damit der Fiskus ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, euer Kunde die Rechnung nicht beanstandet und ihr sie nicht unnötig korrigieren müsst, müssen folgende Bestandteile auf einer Rechnung über 250 Euro stehen:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
  3. Termin der Lieferung oder Leistung,
  4. Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. in eurem Fall als Übersetzer: Art und Umfang der Dienstleistung,
  5. die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge und
  6. die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge,
  7. das Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum),
  8. eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer sowie
  9. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.

 

Ich empfehle euch daher, beim Entwurf eurer Rechnungsvorlage gleich darauf zu achten, denn ein Übersetzer, der eine Rechnung schickt, auf der wesentliche Angaben fehlen, wird schnell als Neuling im Geschäft eingestuft und damit als jemand mit wenig Erfahrung. Denn je mehr Aufträge ihr habt, desto öfter müsst ihr Rechnungen schreiben. Und je mehr Rechnungen ihr schreibt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese von einem größeren Kunden aufgrund fehlender Pflichtangaben beanstandet wird, denn dort werden Rechnungen in Buchhaltung meist sehr genau geprüft.

Noch etwas: 

Es gibt Übersetzer, die verstehen die Angaben: Menge und Bezeichnung nicht so wie es vom Gesetzgeber gemeint ist. Das bedeutet zum einen, dass sie bei der Menge immer 1 angeben und bei der Beschreibung "Übersetzung". Das ist selbstverständlich nicht Sinn der Sache.

Es geht hier darum, dass Ihr die Mengenangaben machen sollt in der Einheit in der ihr abrechnet. Hierbei ist die kleinste Einheit gemeint. Wenn ihr nach Wörtern abrechnet gebt ihr die Anzahl der Wörter an, wenn ihr nach Normzeilen abrechnet, die Anzahl der Zeichen inkl. Leerzeichen, die Normzeilen und den jeweiligen Zeilenpreis.

Und mit Beschreibung ist selbstverständlich nicht „Übersetzung“ gemeint. Dass ein Übersetzer Übersetzungen anfertigt, ist klar. Hier sollt ihr – und das ist von Agentur zu Agentur unterschiedlich – entweder die Auftragsnummer oder den Dateien- oder Projektnamen angeben.

Das will das Finanzamt so, weil die Rechnungen und Übersetzungen eindeutig zuordenbar sein müssen und natürlich gilt das auch für den Kunden, denn der muss die Rechnung vor Zahlung prüfen und wenn da nur steht: 1 Übersetzung, dann beginnt zum einen das große Rätselraten und Suchen, um welches Projekt es da ging – was selten auf Freude stößt – und zum anderen ist für den Kunden nicht nachvollziehbar, welche Textmenge ihr zu welchem Preis abrechnet. Das sollte auf jeden Fall transparent und schnell erfassbar sein.

Wenn ihr es richtig macht, sieht das konkret so aus:

Wenn ihr also professionell sein und von euren Kunden auch so wahrgenommen werden wollt, dann achtet auf jeden Fall darauf, dass eure Rechnung alle Pflichtangaben enthält.

▶︎ 030 • 60 98 46 68